Gestionar sin recursos
En ese esfuerzo temporal que supone un proyecto (según el PMBOK) pueden
pasar muchas cosas, entre otras, que no sea tan temporal, ya que puede
convertirse en una eternidad sobre todo cuando te quedas sin presupuesto, sin recursos
o sin patrocinador.
No sólo de “voluntarismo” vive un proyecto,
que no debería, ya que es un engranaje con sus hitos, certificaciones y
demás controles para evaluar desvíos y cambios de alcance.
Pero cuando nos quedamos sin gas
es cuando empezamos a ser imaginativos. Lanzamos mensajes disimulados de que
todo marcha bien y que se trata sólo de
un ajuste, de una reestructuración o que vamos a reforzar el equipo (este
último es de nota).
La putrefacción empieza desde dentro, aunque la carcasa, lo que se
percibe desde fuera, la apariencia está intacta. Poco a poco se ralentizan los
desarrollos y las entregas se dilatan. La calidad disminuye y las excusas empiezan a florecer.
La cosa pierde color (como dice la canción de RF) y ya se muestran los
primeros síntomas de que algo no marcha bien.
Los que estamos dentro ya
percibimos el olor desde el principio y nos miramos unos a otros preguntándonos
cómo vamos a conseguir cumplir con nuestros compromisos.
Si no podemos mantener el equipo y
hacemos duros ajustes, los que se quedan ya saben lo que les espera, más
esfuerzo y taparse la nariz o buscar en otro sitio. Desbandada, el riesgo
número uno.
Además todo esto es altamente contagioso y el desánimo y los roces
empiezan a surgir de forma natural entre los equipos.
Hasta aquí el panorama no es muy alentador pero no todo tiene que
terminal mal.
Los que llevamos mucho en esto ya hemos pasado por pesadillas de este
tipo y de todo se sale, aunque sea dejando unos cuantos cadáveres.
Ahora es cuando en este post os doy las soluciones y las enumero. No
es tan fácil, platear el problema es más sencillo.
En un anterior post “Recuperar la confianza en un proyecto” hago
algunas reflexiones sobre esta situación aunque tampoco vais a encontrar la
enumeración de las soluciones, eso sí creo que es interesante leerlo.
Es obligado hacer un plan en el
que tengamos claro algunos puntos esenciales:
·
Hasta dónde podemos llegar y qué podemos cerrar
con garantías (que nos queda de gas).
·
Replanificar sí o sí en base a nuestros
recursos. Seamos objetivos, muy objetivos y de paso objetivemos.
·
Hacer un plan de comunicación interno, que no
cunda el pánico y externo (vender la replanificación).
·
Anteponer la calidad a la cantidad. No hacerlo es un error habitual en estas
situaciones.
·
Informar claramente a nuestros Stakeholders (o a
los que podamos).
·
Por su puesto buscar la financiación en la
empresa o incluso en el cliente (si podemos justificar un cambio de alcance o
un interés común entre ambas partes).
De todos los males que puede
sufrir un proyecto es el presupuestario
el que más daño hace. Es un cáncer rápido y
letal incluso para los proyectos que marchan bien.
Mi consejo es centrarse en el
objeto presupuestario, es conveniente reservar nuestros esfuerzos en un único
objetivo conseguir financiación.
Cuando he trabajado con centros
de coste me ha tocado peregrinar por comités tediosos y poco resolutivos a los
que he llegado con replanificaciones, excusas de
cambio de alcance o malabarismos verbales.
También he conseguido presupuesto
en el “mercado negro” o mercadillo diría, jugando con los CECO,s bianuales,
traspasos de tarifa ente JP,s AF,s y demás perfiles y por supuesto en el
regateo con otras áreas proveedoras, en general poco glamuroso.
Por concluir, dependiendo de la
organización, estrategia y criticidad el proyecto (por no hablar del interés de la
empresa) tendremos más apoyos para conseguir nuestro objetivo. Y aquí es muy importante llegar con un plan para dar
confianza y sobre todo con un claro y motivador mensaje interno de cara a
nuestro equipo que es, en definitiva, el único capaz de transformar una mala
situación en un éxito profesional.
