martes, 25 de noviembre de 2014

Javier Ferrari Arroyo
Recuperar la confianza en un Proyecto

Si tenemos la suerte de participar con el cliente en un proyecto desde la fase de definición, las posibilidades de llegar a buen puerto y cumplir con todos nuestros compromisos en fecha, calidad y coste aumentan de forma significativa.

Pero no siempre tenemos esa suerte.

En  muchos casos los proyectos nos llegan ya iniciados. Heredamos  compromisos  difíciles de defender con  desvíos en costes y alcance. En  ocasiones contamos con un equipo desmotivado o reducido, con baja calidad de los trabajos y  en consecuencia, con  un cliente que  ha perdido la confianza en el proveedor.

Cuando se trata de proyectos no siempre tenemos un único responsable. Las indefiniciones, reiterados cambios de alcance o circunstancias con terceros hacen que en algunos casos se diluya la responsabilidad. Y en estos casos ¿Quién lo paga?

Con este panorama conseguir reconducir nuestro proyecto se puede convertir en un verdadero reto.

Dar un primer paso, en un ejercicio de trasparencia, es poner sobre la mesa el estado real en el que se encuentra el proyecto con total claridad, afrontando la realidad y sin minimizar ningún riesgo. Este ejercicio es el más complicado y delicado de un proceso de recuperación de un desastre ya que exige a todas las partes una prueba de voluntad y en algunos casos reconocer donde hemos fallado. Y en esta línea, es importante no buscar culpables.

Si conseguimos una “Foto real” y consensuada, donde podemos identificar cada una de las situaciones y estadios del proyecto,  podemos elaborar un plan de trabajo, donde tengamos bien descritos los pasos a ejecutar.

Tan importante es conocer el estado y la propuesta de replanificación, como lo es sentirse cómodo con las nuevas responsabilidades adquiridas entre el proveedor y cliente.

Contar con el apoyo y la implicación de la Dirección de la compañía o “Stakeholder” es fundamental, no sólo en el fondo sino en la forma, que en muchos casos supone un sobrecoste  que puede llegar a la reducción de beneficios o incluso a pérdidas en aras de una estrategia de empresa.

Un proyecto está compuesto por distintos estratos de los que se derivan diferentes responsabilidades. Si bien es cierto que es necesario un acuerdo a nivel de dirección que impulse el cambio, saber transmitir esta necesidad  al área  operativa puede ser muy  complejo   ya que en muchos casos es la que sufre mayor desgaste  debido a la fricción del día a día.

Llegar a este punto de entendimiento es el principio para reconducir el proyecto.

Sólo podemos generar confianza cuando realmente damos seguridad en lo que hacemos, es decir, cuando el cliente constata que la solución o parte de la misma es sólida y de adapta a los requerimientos solicitados.

Dividir o “fasear” la funcionalidad/entregas, si podemos, en busca de la recuperación de la credibilidad a corto plazo y avanzar con pequeños pasos hace que podamos medir mejor los entregables y cumplamos con las fechas de compromiso, otro punto que nos otorgará seguridad con el cliente.

En definitiva, saquemos la “Foto” real del estado del proyecto, replanifiquemos y aprendamos de los errores. Identifiquemos riesgos y acciones correctoras, busquemos compromisos de alto nivel entre las partes y avancemos con paso firme y seguro con compromisos a corto plazo para recuperar la confianza.

                                                                                                  Javier Ferrari Arroyo

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