Generador de espacios virtuales temporales en entornos colaborativos

Hace algún tiempo tuve la oportunidad de dirigir un proyecto en el sector bancario cuyo objetivo era dotar de un espacio de trabajo temporal a equipos multidisciplinares y geográficamente  dispersos.

No es  extraño que en los  proyectos actuales  sea necesario poner en contacto a personas de distintos lugares o países con diferentes responsabilidades, todo ello  enmarcado  en una actividad temporal. Como indica la propia  definición de  proyecto “un esfuerzo planificado, temporal y único realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio de  beneficios”.

Además de ser un esfuerzo temporal y único debemos añadir la inmediatez a la hora de organizar un equipo en un breve espacio de tiempo para iniciar los trabajos. De lo contrario no sería competitivo.

¿Cómo podemos poner a trabajar de forma coordinada a un equipo que se encuentra en diversas ubicaciones, con distintas franjas horarias, con diferentes responsabilidades y actividades?

Los espacios de colaboración son áreas virtuales que están dotadas de funcionalidades enfocadas a nuestras actividades y objetivos, que nos permiten registrar actividades, cargar  documentación,  notificar  eventos, calendarios, planificación de hitos, contactos, versionado y trazabilidad del entorno entre muchas otras posibilidades, tantas como sea necesario para realizar nuestro trabajo según su naturaleza.

La filosofía de trabajo de un entorno de este tipo difiere en mucho del que podemos utilizar de forma tradicional, correos electrónicos, carpetas compartidas, etc. Nos permite compartir   de forma centralizada un repositorio de información con todo el conocimiento del proyecto evitando islas. Los integrantes del grupo no tienen información en local (en sus dispositivos) y no se producen pérdidas de información si un miembro abandona el grupo.

Acceder a un espacio de colaboración es acceder al conocimiento del proyecto, a su histórico a tener contacto  a través de este medio con sus integrantes y a asegurar que toda su actividad quede registrada, mediante versionado de la documentación, ciclos de aprobación, auditoría de procesos o notificaciones por eventos a los miembros del equipo.

No es lo mismo preparar una actuación para la  adecuación de una ley o normativa bancaria que  una selección para RRHH o  un proyecto de TI o de relaciones internacionales. Cada uno de los espacios requerirá unos flujos de procesos, un tipo de calendario, documentación específica, auditoria de seguridad, indicadores de actividad, etc.

La operativa a seguir con un “Aprovisionador de Espacios de Colaboración” es la de identificar el tipo de espacio a generar y configurar cada uno de ellos:

• Con una funcionalidad común y/o específica para acometer la actividad o proyecto.

• Con un dimensionamiento, número de integrantes, volumetrías, accesibilidad, etc.

Una vez decidido el espacio que mejor se adapta a nuestras necesidades, y en pocas horas, podemos tener un entorno disponible en cualquier sitio y accesible desde cualquier dispositivo, listo para empezar a colaborar de forma organizada y segura.

Finalizado ese esfuerzo temporal, ese espacio virtual puede desaparecer, disolverse una vez conseguido su objetivo: crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso.

Dependiendo del número de espacios a gestionar necesitaremos una herramienta que nos permita gestionar los entornos de trabajo, su seguridad, borrado, notificaciones, dimensionamiento, etc.

Las empresas requieren entornos dinámicos de trabajo, rápidos y flexibles que se creen y se destruyan, como sus productos, alineados con las necesidades de negocio, disponibles en horas para hacer frente a la competencia.