Gestionar sin recursos

En ese esfuerzo temporal que supone un proyecto (según el PMBOK) pueden pasar muchas cosas, entre otras, que no sea tan temporal, ya que puede convertirse en una eternidad sobre todo cuando te quedas sin presupuesto,  sin  recursos o sin patrocinador.

 

No sólo de “voluntarismo”  vive un proyecto, que no debería, ya que es un engranaje con sus hitos, certificaciones y demás controles para evaluar desvíos y cambios de alcance.

 

Pero cuando nos quedamos sin gas es cuando empezamos a ser imaginativos. Lanzamos mensajes disimulados de que todo marcha bien y que se trata  sólo de un ajuste, de una reestructuración o que vamos a reforzar el equipo (este último es de nota).

 

La putrefacción empieza desde dentro, aunque la carcasa, lo que se percibe desde fuera, la apariencia está intacta. Poco a poco se ralentizan los desarrollos y las entregas se dilatan. La calidad disminuye y las excusas empiezan a florecer.

 

La cosa pierde color (como dice la canción de RF) y ya se muestran los primeros síntomas de que algo no marcha bien.

 

Los que estamos dentro ya percibimos el olor desde el principio y nos miramos unos a otros preguntándonos cómo vamos a conseguir cumplir con nuestros compromisos.

 

Si no podemos mantener el equipo y hacemos duros ajustes, los que se quedan ya saben lo que les espera, más esfuerzo y taparse la nariz o buscar en otro sitio. Desbandada, el riesgo número uno.

 

Además todo esto es altamente contagioso y el desánimo y los roces empiezan a surgir de forma natural entre los equipos.

 

Hasta aquí el panorama no es muy alentador pero no todo tiene que terminal mal.

 

Los que llevamos mucho en esto ya hemos pasado por pesadillas de este tipo y de todo se sale, aunque sea dejando unos cuantos cadáveres.

 

Ahora es cuando en este post os doy las soluciones y las enumero. No es tan fácil, platear el problema es más sencillo.

 

En un anterior post “Recuperar la confianza en un proyecto” hago algunas reflexiones sobre esta situación aunque tampoco vais a encontrar la enumeración de las soluciones, eso sí creo que es interesante leerlo.

 

Es obligado hacer un plan en el que tengamos claro algunos puntos esenciales:

 

·         Hasta dónde podemos llegar y qué podemos cerrar con garantías (que nos queda de gas).

·         Replanificar sí o sí en base a nuestros recursos. Seamos objetivos, muy objetivos y de paso objetivemos.

·         Hacer un plan de comunicación interno, que no cunda el pánico y externo (vender la replanificación).

·         Anteponer la calidad a la cantidad. No hacerlo es un error habitual en estas situaciones.

·         Informar claramente a nuestros Stakeholders (o a los que podamos).

·         Por su puesto buscar la financiación en la empresa o incluso en el cliente (si podemos justificar un cambio de alcance o un interés común entre ambas partes).

 

De todos los males que puede sufrir  un proyecto es el presupuestario el que más daño hace. Es un cáncer rápido y letal incluso para los proyectos que marchan bien.

 

Mi consejo es centrarse en el objeto presupuestario, es conveniente reservar nuestros esfuerzos en un único objetivo conseguir financiación.

 

Cuando he trabajado con centros de coste me ha tocado peregrinar por comités tediosos y poco resolutivos a los que he llegado con replanificaciones, excusas de cambio de alcance o malabarismos verbales.

 

También he conseguido presupuesto en el “mercado negro” o mercadillo diría, jugando con los CECO,s bianuales, traspasos de tarifa ente JP,s AF,s y demás perfiles y por supuesto en el regateo con otras áreas proveedoras, en general poco glamuroso.

 

Por concluir, dependiendo de la organización, estrategia y criticidad el proyecto (por no hablar del interés de la empresa) tendremos más apoyos para conseguir nuestro objetivo. Y aquí es muy importante llegar con un plan para dar confianza y sobre todo con un claro y motivador mensaje interno de cara a nuestro equipo que es, en definitiva, el único capaz de transformar una mala situación en un éxito profesional.